El acta es el documento que da validez a lo que se decide en la junta de propietarios. Si está incompleta o mal notificada, un acuerdo correcto puede acabar impugnado o sin poder ejecutarse. En este artículo repasamos qué exige la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) y cómo organizar el trabajo en el despacho para que cada acta salga bien a la primera.
En resumen
- El acta debe recoger fecha, lugar, convocatoria, asistentes con sus cuotas, orden del día y acuerdos (art. 19.2 LPH).
- La firman el presidente y el secretario al terminar la junta o en los 10 días naturales siguientes.
- Desde que se cierra, los acuerdos son ejecutivos, salvo que la ley diga otra cosa.
- Se notifica a los propietarios por el sistema del artículo 9 y el secretario conserva la documentación 5 años.
Qué es el acta y dónde se guarda
Los acuerdos de la junta se reflejan en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad (art. 19.1 LPH). El acta no es un resumen informal de la reunión: es la prueba de qué se votó, quién votó y con qué cuotas, y es la base para ejecutar acuerdos, reclamar deudas o defender a la comunidad si un propietario impugna.
Contenido mínimo del acta según el artículo 19
La ley fija los datos que el acta tiene que expresar, como mínimo:
- Fecha y lugar de la reunión.
- Autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la promovieron.
- Si la junta es ordinaria o extraordinaria y si se celebra en primera o segunda convocatoria.
- Relación de asistentes con sus cargos, propietarios representados y sus cuotas de participación.
- El orden del día.
- Los acuerdos adoptados y, cuando sea relevante para su validez, los nombres de quienes votaron a favor y en contra, con sus cuotas.
Este último punto es el que más problemas da en la práctica. En acuerdos que exigen mayorías cualificadas (obras, modificación de estatutos, instalación de servicios comunes), recoger quién votó qué y con qué cuota es lo que permite demostrar que la mayoría se alcanzó.
Quién firma el acta y en qué plazo
El acta se cierra con las firmas del presidente y del secretario, al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes (art. 19.3 LPH). Desde ese momento los acuerdos son ejecutivos, salvo que la ley establezca otra cosa. No hace falta esperar a que la siguiente junta «apruebe el acta anterior» para ejecutar lo acordado, aunque muchas comunidades sigan incluyendo ese punto por costumbre.
Cómo se notifica el acta a los propietarios
El acta se envía a los propietarios siguiendo el procedimiento del artículo 9 LPH: al domicilio en España que cada propietario haya designado y, si no lo ha hecho, al piso o local de la comunidad. Si la notificación no puede practicarse, se entiende hecha mediante su colocación en el tablón de anuncios o en un lugar visible habilitado, durante tres días naturales, con diligencia firmada por el secretario y el visto bueno del presidente.
Notificar bien es importante por dos motivos:
- Voto de los ausentes. En los acuerdos en que la ley lo permite, los propietarios ausentes debidamente citados que, informados del acuerdo, no manifiesten su discrepancia al secretario en 30 días naturales se computan como votos favorables (art. 17.8 LPH).
- Plazos de impugnación. Para los ausentes, el plazo para impugnar empieza a contar desde la notificación del acuerdo.
Errores en el acta: cuándo se pueden corregir
Los defectos o errores del acta son subsanables siempre que el documento exprese inequívocamente la fecha y el lugar, los propietarios asistentes (presentes o representados) y los acuerdos adoptados con sus votos y cuotas, y esté firmado por el presidente y el secretario. La subsanación debe hacerse antes de la siguiente reunión de la junta, que tiene que ratificarla (art. 19.3 LPH).
Si falta alguno de esos elementos esenciales, la corrección ya no es tan sencilla y el acuerdo queda más expuesto a una impugnación.
Custodia y conservación de la documentación
El secretario custodia los libros de actas y debe conservar durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones (art. 19.4 LPH). Tenerlo todo digitalizado y ordenado por comunidad ahorra muchas búsquedas cuando un propietario pide una copia o hay un conflicto.
Impugnación de acuerdos: los plazos que debes conocer
Según el artículo 18 LPH, la acción para impugnar caduca a los tres meses de adoptarse el acuerdo (o de su notificación, para los ausentes), salvo que el acuerdo sea contrario a la ley o a los estatutos, en cuyo caso el plazo es de un año. Para impugnar, el propietario debe estar al corriente de pago de las deudas vencidas con la comunidad o consignarlas judicialmente, salvo en la impugnación de acuerdos relativos al establecimiento o alteración de las cuotas de participación.
Un acta precisa y bien notificada es la mejor defensa ante estas situaciones.
Errores frecuentes al redactar actas
- Poner «se aprueba por mayoría» sin indicar votos ni cuotas en acuerdos que exigen mayorías concretas.
- No identificar a los propietarios representados ni conservar las delegaciones de voto.
- Mezclar en un mismo punto asuntos que no estaban en el orden del día.
- Cerrar el acta fuera de plazo porque el borrador se queda semanas pendiente en el despacho.
- Notificar solo por email a propietarios que no han aceptado ese medio, sin dejar constancia de la recepción.
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Preguntas frecuentes
¿Hay que aprobar el acta en la siguiente junta?
No es obligatorio. Desde que el presidente y el secretario firman y cierran el acta, los acuerdos son ejecutivos salvo que la ley diga lo contrario. La siguiente junta solo debe ratificar las subsanaciones de errores que se hayan hecho.
¿En qué plazo se tiene que firmar el acta?
Al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes, con las firmas del presidente y del secretario (art. 19.3 LPH).
¿Cuánto tiempo hay que conservar la documentación de las juntas?
El secretario custodia los libros de actas y debe conservar durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.
¿Qué pasa con el voto de los propietarios que no asistieron?
En los acuerdos en que la ley lo permite, si tras ser notificados no manifiestan su discrepancia al secretario en 30 días naturales, su voto se computa como favorable (art. 17.8 LPH).
Este artículo es informativo y está basado en la Ley de Propiedad Horizontal vigente a la fecha de publicación. No sustituye el asesoramiento jurídico: ante un caso concreto, consulta con tu asesor legal.