Cambiar de programa de administración de fincas es una decisión que afecta a todo el despacho durante años: a la contabilidad de cada comunidad, a cómo se atiende a los propietarios y a cuántas horas dedica el equipo a tareas repetitivas. Estos son los diez criterios que recomendamos revisar antes de elegir, y las preguntas que conviene hacer en cualquier demostración.
En resumen
- Prioriza lo que más horas consume hoy en tu despacho: contabilidad, morosidad, juntas o comunicaciones.
- Comprueba cómo se migran tus datos actuales antes de decidir, no después.
- Pide ver los procesos con casos reales de tu despacho, no una presentación genérica.
- Valora la seguridad, los permisos y el soporte tanto como las funciones.
1. En la nube y accesible desde cualquier lugar
Un programa en la nube evita instalaciones, servidores propios y copias de seguridad manuales. El equipo trabaja desde la oficina, desde casa o desde una junta con el mismo dato actualizado. Pregunta si hay que instalar algo y cómo se accede desde el móvil.
2. Contabilidad de comunidades automatizada
La contabilidad suele ser el área que más horas consume. Fíjate en si el programa puede leer las facturas que llegan por email, descargar los movimientos bancarios cada día y conciliar con reglas, de forma que el gestor solo revise las excepciones. Pregunta también cómo se generan los asientos a partir de cuotas, facturas y conciliaciones.
3. Recibos, devoluciones y morosidad
Revisa la emisión de remesas de recibos, el tratamiento de las devoluciones, los avisos automáticos al propietario y el seguimiento de cada deuda hasta el burofax y el monitorio. Si te interesa este proceso, lo explicamos paso a paso en cómo reclamar a un propietario moroso de la comunidad.
4. Juntas y actas
Convocatorias, orden del día con plantillas, asistencia y votaciones, y redacción del acta. Las herramientas actuales permiten grabar la junta y obtener un borrador del acta por puntos que el administrador revisa. Repasa qué exige la ley en qué debe incluir el acta de la junta de propietarios.
5. Incidencias y comunicaciones conectadas
Los avisos llegan por teléfono, email y WhatsApp. Un buen programa convierte cada aviso en una incidencia con comunidad, responsable, proveedor y estado, y guarda todas las actuaciones. Así cualquier persona del equipo puede responder a un propietario sin depender de quién atendió la primera llamada.
6. Control del despacho y del equipo
Dirigir el despacho con datos exige ver la carga de cada gestor: incidencias abiertas, emails sin responder, juntas pendientes, contabilidades atrasadas. Pregunta qué indicadores ofrece el programa y si se pueden consultar por persona y por periodo.
7. Inteligencia artificial con control
La IA ya es útil para leer facturas, transcribir juntas, clasificar comunicaciones o buscar en la documentación. Lo importante es cómo se controla: qué permisos tiene, qué operaciones requieren confirmación humana y si queda registro de todo. Lo desarrollamos en 7 usos prácticos de la IA para administradores de fincas.
8. Migración de datos desde tu programa actual
Es el criterio que más se olvida y el que más preocupa a la hora de la verdad. Antes de decidir, pide que estudien tu programa actual y tus datos y te digan qué se puede importar (comunidades, propietarios, cuotas, saldos, histórico contable) y cómo será el calendario del cambio. Un plan de migración acompañado evita semanas de doble trabajo.
9. Seguridad, permisos y protección de datos
Un despacho maneja datos personales y bancarios de miles de propietarios. Comprueba los perfiles y permisos por usuario, el registro de actividad, las copias de seguridad y el contrato de encargado del tratamiento conforme al RGPD.
10. Usuarios, implantación y soporte
Revisa si el número de usuarios está limitado, qué incluye la puesta en marcha, cómo es la formación del equipo y cómo se atienden las dudas del día a día. Un buen programa mal implantado rinde menos que uno sencillo bien implantado.
Preguntas para hacer en la demostración
- ¿Podéis enseñarme el proceso con una factura y un extracto reales de una de mis comunidades?
- ¿Qué datos de mi programa actual se importan y cuánto tiempo lleva la migración?
- ¿Qué puede hacer la IA sola y qué necesita la confirmación de una persona?
- ¿Cómo veo la carga de trabajo de cada gestor?
- ¿Hay límite de usuarios o de comunidades?
- ¿Quién me acompaña durante la implantación?
Así se hace en Infincas
Una plataforma para todo el despacho
Contabilidad automatizada, recibos y morosidad, juntas, incidencias, comunicaciones y control del equipo conectados en la nube, con usuarios ilimitados y un plan de migración personalizado.
¿Te preocupa el cambio? Así es nuestro plan de migración desde tu programa actual.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto se tarda en cambiar de programa de administración de fincas?
Depende del número de comunidades, del programa de origen y de los datos que se quieran importar. Lo recomendable es que el proveedor estudie tus datos antes y te proponga un calendario de migración por fases.
¿Se pierde el histórico contable al cambiar de programa?
No tiene por qué. Antes de decidir, pide que te indiquen qué se puede importar de tu programa actual (saldos, histórico, propietarios, cuotas) y cómo quedará consultable el resto.
¿Un programa en la nube es seguro para los datos de las comunidades?
Puede serlo si ofrece permisos por usuario, registro de actividad, copias de seguridad y un contrato de encargado del tratamiento conforme al RGPD. Son puntos a comprobar en cualquier proveedor.